PEPs entschlüsselt: Effektive Compliance-Strategien für den Umgang mit politisch exponierten Personen

Compliance – die Kunst, gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien einzuhalten – ist unverzichtbar im modernen Geschäftsleben. Ein besonders sensibler Bereich der Compliance dreht sich um die sogenannten Politisch Exponierten Personen (PEPs). Warum sind PEPs so wichtig für die Compliance? Und wie können Unternehmen effektiv mit den Herausforderungen umgehen, die PEPs mit sich bringen?

In diesem Blogbeitrag erfährst du, was genau PEPs sind und warum sie im Fokus der Compliance stehen. Wir werfen einen Blick auf die jüngsten Entwicklungen in der EU-Gesetzgebung, die die Definition und das Management von PEPs beeinflussen. Weiterhin bieten wir praktische Strategien und Maßnahmen, mit denen Unternehmen die Risiken im Zusammenhang mit PEPs minimieren können. Von der Identifikation und Überprüfung von PEPs bis hin zur Mitarbeiterschulung und regelmäßigen Überwachung – wir decken alle relevanten Aspekte ab.

Unser Ziel ist es, dir einen umfassenden Überblick zu geben, der dir hilft, die Compliance-Anforderungen in deinem Unternehmen nicht nur zu erfüllen, sondern sie als Teil einer erfolgreichen und ethischen Geschäftsstrategie zu sehen. Bleib auf dem Laufenden und sicher in einem Bereich, der sich ständig weiterentwickelt und immer wichtiger wird.

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Was sind PEPs?

PEPs sind Personen, die aufgrund ihrer prominenten Position in der öffentlichen Verwaltung, Politik oder Justiz ein höheres Risiko für Beteiligung an Geldwäsche oder Korruption aufweisen. Dazu gehören beispielsweise Staatschefs, hochrangige Politiker, wichtige Parteifunktionäre, Richter des Obersten Gerichtshofs und Botschafter. Auch Familienmitglieder oder enge Vertraute von PEPs fallen oft unter diese Kategorie.

Aktualisierung der PEP-Definition gemäß EU-Richtlinien

Die Europäische Union hat am 10. November 2023 im Amtsblatt eine wichtige Aktualisierung bezüglich der Definition von politisch exponierten Personen (PEPs) veröffentlicht. Diese Aktualisierung basiert auf Art. 20a Abs. 3 der Richtlinie (EU) 2015/849 in der Fassung der Änderungsrichtlinie (EU) 2018/843. Gemäß dieser Veröffentlichung umfasst die Liste der Europäischen Kommission nun „Wichtige öffentliche Ämter auf nationaler Ebene, auf Ebene internationaler Organisationen und auf Ebene der Organe und Einrichtungen der Europäischen Union“.

Diese erweiterte Definition hat direkte Auswirkungen auf die Compliance-Praktiken, insbesondere für Finanzinstitute und andere verpflichtete Einheiten unter dem Geldwäschegesetz (GwG). Gemäß § 1 Abs. 12 S. 2 Nr. 2 GwG zählen nun Personen, die Ämter innehaben, die auf dieser aktualisierten EU-Liste aufgeführt sind, explizit zu den PEPs. Die Bedeutung dieser Erweiterung ist signifikant, da sie eine genauere Überprüfung und strengere Due-Diligence-Maßnahmen für eine breitere Gruppe von Individuen verlangt.

Die Entscheidung der EU-Kommission, die am 31. Oktober 2023 im EU-Amtsblatt veröffentlicht wurde, präzisiert zudem die spezifischen Funktionen, die auf Ebene der Organe und Einrichtungen der Union als wichtige öffentliche Ämter gelten. Diese Präzisierung hilft bei der Identifikation und Klassifikation von PEPs, was für die Einhaltung von Anti-Geldwäsche-Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.

Für Compliance-Beauftragte und CAMLOs bedeutet dies, dass sie ihre Systeme und Verfahren zur Identifizierung und Überwachung von PEPs aktualisieren müssen, um diese neuesten Änderungen widerzuspiegeln. Dies beinhaltet eine Überprüfung der bestehenden PEP-Listen, die Anpassung der Risikobewertungs- und Überwachungsmechanismen sowie die Sicherstellung, dass das gesamte Personal über die neuesten regulatorischen Entwicklungen informiert und entsprechend geschult ist.

Die Bedeutung der PEP-Identifizierung in der Compliance

Die Identifizierung von PEPs ist für Unternehmen aus verschiedenen Gründen von entscheidender Bedeutung:

  1. Rechtliche Anforderungen: Viele Länder haben Gesetze, die Unternehmen verpflichten, PEPs zu identifizieren und zusätzliche Due-Diligence-Prüfungen durchzuführen.
  2. Risikomanagement: PEPs können ein höheres Risiko für Korruption und Geldwäsche darstellen, was das Reputationsrisiko für Unternehmen erhöht.
  3. Internationale Standards: Internationale Gremien wie die FATF (Financial Action Task Force) haben Richtlinien für den Umgang mit PEPs erlassen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu bekämpfen.

    Herausforderungen im Umgang mit PEPs

    Unternehmen stehen vor mehreren Herausforderungen beim Umgang mit PEPs:

    1. Identifikation und Überprüfung: Die Identifikation von PEPs kann schwierig sein, da sich die Listen ständig ändern und nicht immer öffentlich zugänglich sind.

    2. Überwachung und Reporting: Unternehmen müssen laufend überwachen, ob Geschäftsbeziehungen mit PEPs bestehen und gegebenenfalls entsprechende Berichte anfertigen.

    3. Kultur- und Regionsspezifika: Die Definition eines PEPs kann je nach Land variieren, was die Compliance kompliziert macht.

    Best Practices für den Umgang mit PEPs

    Als Chief Anti-Money Laundering Officer (CAMLO) ist die Durchführung effektiver Prüfungen von politisch exponierten Personen (PEPs) ein zentraler Bestandteil deiner Verantwortung. Die Entwicklung eines umfassenden Action Plans für PEP-Prüfungen erfordert einen strukturierten Ansatz. Hier ist ein Vorschlag für einen solchen Plan:

    • Richtlinien überprüfen: Stelle sicher, dass deine Richtlinien zur Identifikation und Überprüfung von PEPs aktuell und konform mit den regulatorischen Anforderungen sind.

    • Risikoanalyse: Führe eine gründliche Risikobewertung durch, um das Potenzial für Geldwäscheaktivitäten durch PEPs zu bestimmen.

    • Identifikation und Überprüfung von PEPs: Implementiere effektive Systeme und Verfahren zur Identifizierung von PEPs. Nutze hierbei sowohl interne als auch externe Informationsquellen. Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass PEPs korrekt identifiziert und klassifiziert werden.

    • Erweiterte Sorgfaltspflichten: Für identifizierte PEPs müssen erweiterte Due-Diligence-Maßnahmen durchgeführt werden. Dazu gehören eingehendere Untersuchungen zur Herkunft des Vermögens des PEPs und zu seinen geschäftlichen Aktivitäten.

    • Mitarbeiterschulung: Sorge für regelmäßige Schulungen deines Teams zur korrekten Identifizierung und Überwachung von PEPs.

    • Überwachung und Kontrolle: Implementiere kontinuierliche Überwachungs- und Kontrollmechanismen für Geschäftsbeziehungen mit PEPs, inklusive erweiterter Sorgfaltspflichten.

    Fazit

    Der Umgang mit PEPs stellt für Unternehmen eine bedeutende Compliance-Herausforderung dar. Durch die Implementierung effektiver Strategien und Systeme können jedoch Risiken minimiert und die Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften sichergestellt werden. Es ist entscheidend, dass Unternehmen in diesem dynamischen Bereich agil bleiben und ihre Compliance-Praktiken ständig an die sich ändernden globalen Standards und lokalen Gesetzgebungen anpassen.

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              Risikobewertung: die Fähigkeit, Geldwäscherisiken zu erkennen und zu bewerten.

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              1. Risikoanalyse: Unternehmen setzen zunehmend auf Risikoanalyse-Tools, um ihre Finanztransaktionen automatisch auf Anzeichen von Geldwäsche zu überprüfen.

              2. Technologie: Unternehmen und Behörden setzen zunehmend auf Technologie wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Geldwäsche effektiver zu erkennen und zu bekämpfen.

              3. Regulierung: Es werden immer strengere Vorschriften und Regulierungen eingeführt, um die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verbessern.

              4. Gemeinsame Nutzung von Daten: Unternehmen und Behörden arbeiten enger zusammen und tauschen häufiger Daten aus, um die Aufdeckung und Verhinderung von Geldwäsche zu verbessern.

              5. Virtuelle Vermögenswerte: Angesichts der zunehmenden Nutzung virtueller Vermögenswerte und Transaktionen besteht ein Bedarf an mehr Vorschriften und Überwachung, um Geldwäscheaktivitäten im Zusammenhang mit virtuellen Vermögenswerten aufzudecken und zu verhindern.

              6. Wirtschaftliches Eigentümer: Da das wirtschaftliche Eigentum zu einem entscheidenden Aspekt bei der Geldwäscheprävention geworden ist, setzen Unternehmen und Behörden Technologien und Datenaustausch ein, um die wahren Eigentümer von Vermögenswerten und Unternehmen zu identifizieren und zu überprüfen.

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