Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

Was sind Zweck, Mittel und Umfang einer Aufgabe? Das Briefing (auch Auftragsklärung oder Projektdefinition/Projektauftrag) ist eine der wichtigsten Kommunikations- und Führungsaufgaben. Ganz gleich, ob mit Mitarbeitern, Kunden, Partnern oder Lieferanten. Am Beginn der Arbeit an einem Projekt steht das Briefing, die schriftliche Fixierung der Aufgabenstellung. Damit wird sichergestellt, dass alle die Aufgabe verstehen und alle relevanten Informationen erhalten, um ihre Aufgabe zu erfüllen.

Projektauftrag und Briefing - im Projekt zum Erfolg - S+P Projektmanagement

 

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Drei Grundprinzipien – Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

Klare Zieldefinition

Bevor Sie jemanden briefen, müssen Sie Ihre Ziele klar definieren. Erst dann können Sie die Ergebnisse danach beurteilen, ob Sie die vorgegebenen Ziele erfüllen. Fakten zählen, nicht Meinungen oder Vermutungen.

Gleicher Informationsstand

Ziel ist immer der gleiche Wissensstand bei allen Beteiligten. In Besprechungen sollten immer alle für die Aufgaben wichtigen Personen dabei sein. Aber auch nicht mehr

Partnerschaftliches Verhältnis

Die jeweils zuständigen Instanzen und Mitarbeiter befehlen nicht und empfangen auch keine Befehle, sondern sie versuchen sich gegenseitig von ihren Auffassungen zu überzeugen. Genauso lassen alle Beteiligten Argumente der anderen Seite gelten und respektieren einander.

 

Das gehört dazu – Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

Das Briefing sollte in klarer und knapper Form mindestens folgende Hauptpositionen enthalten:

  • Verteiler
  • Ist-Situation und Ausgangslage
  • Annahmen
  • Ziele und zugrunde liegende Strategie
  • Aufgabenstellungen und Methode
  • Vorgaben
  • Ressourcen
  • Zeitplan
  • Ansprechpartner und Zuständigkeiten

Lassen Sie ein gesundes Maß an Flexibilität bei der Realisierung zu. Bestimmen Sie aber die kritischen Eckpunkte. Zeigen Sie das Was, nicht das Wie auf: Gute Mitarbeiter sind kreativ – sie wissen schon, worauf es ankommt.

 

Am Ball bleiben – Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung. Planen Sie rechtzeitig Zeit für ein Re-Briefing ein, in dem Sie den ersten Stand überarbeiten, aktualisieren und vervollkommnen können. Legen Sie immer ein Datum für eine Folgebesprechung fest.

Lassen Sie keine Gelegenheit aus, um sicherzugehen, dass das Briefing verstanden wurde. Schaffen Sie hierzu in Ihrem Team eine Kultur des Nachfragens und Nachhakens. Bauen Sie schon beim Briefing ein Alarmsystem ein, um schnell zu erkennen, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft.

 

Stil des Briefings – Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

  • Formell: Wenn die Aufgabe wichtig ist und ein ganzes Team betrifft, sollten Sie immer auf ein formelles Briefing mit einem schriftlichen Protokoll setzen.
  • Informell: Wenn Sie Ihr Gegenüber gut kennen, reicht oft eine mündliche Anweisung. Formelles Nachfassen kann jedoch erforderlich sein.
  • Vertrauensvoll: Wenn Sie einem Mitarbeiter vertrauen, können Sie ihm Verantwortung übertragen, bei der verantwortungsvolles Vorgehen gefragt ist.
  • Locker: Dabei verlassen Sie sich darauf, dass ein erfahrener Mitarbeiter Entscheidungen ohne detaillierte Anleitung oder Kontrolle trifft. Das Briefing läuft hier über den „kleinen Dienstweg“.

 

Dranbleiben: Arbeitsgespräche – Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

  • Beim Erreichen wichtiger Meilensteine sowie während kritischer Phasen, vor allem in der kreativen Phase, sollten Sie regelmäßig Arbeitsgespräche (Follow-up oder Nachfragen) führen. So lassen Sie Missverständnisse und Fehlinterpretationen vermeiden.
  • Alle Arbeitsgespräche sollten protokolliert werden.
  • Das Protokoll hält das Ergebnis der Briefing-Besprechung fest und macht Angaben über Fortführung und Terminierung der einzelnen Projekte für alle Seiten verbindlich.
  • Spätestens drei Tage nach dem Gesprächstermin sollte allen Beteiligten das Protokoll vorliegen.

Visualisieren Sie alle wesentlichen Punkte auf einem Flipchat. Machen Sie davon ein Foto (bestimmt hat jemand im Team ein Fotohandy), und versenden Sie dies an alle Teilnehmer. Das erleichtert das Protokollieren.

 

Qualitätssicherung – Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

  • Re-Briefing (auch Projekt-Review): Ein erneutes Briefing ist immer dann nötig, wenn die ersten Ergebnisse nicht auf den Punkt kommen. Darüber hinaus können Sie es nutzen, um sicherzustellen, dass alles richtig verstanden wurde.
  • „Schulterblick“: Solch ein inoffizieller Termin bietet dem Projektleiter die Chance, vor der Abschlusspräsentation ein Feedback an alle Beteiligten zu geben, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Sie sehen dabei zwar keine fertigen Arbeiten, aber erste Entwürfe und Grundideen. Sie sollten diese Gelegenheit auf jeden Fall nutzen, schließlich soll bei der endgültigen Präsentation – auch vor Ihren Chefs – alles glattlaufen.

 

Projektauftrag und Briefing – im Projekt zum Erfolg – S+P Projektmanagement

Arbeiten in der Sandwich-Position – Worauf sollten Sie als Projektmanager achten?

Als Projektleiter in der Sandwich-Position sind Sie Anlaufstelle in Sachen Kommunikation: Projektmitarbeiter wünschen sich von Ihnen klare Aussagen zur Projektablauf und den Zielen des Projekts. Außerdem müssen Sie die Interessen gegenüber dem Auftraggeber und nach oben vertreten. Ihre Vorgesetzten erwarten, daß die geplanten Projektmeilensteine effektiv und schnell umgesetzt werden. Mit Details oder Problemen wollen sie oft nicht belästigt werden. Mit unserer Seminarreihe agiles Projektmanagement erhalten Sie die notwendigen Projektmanagement-Techniken um in der Sandwich-Position erfolgreich arbeiten zu können.

 

Leben Sie Ihr eigenes Tempo – Zeitmanagement – Arbeitstechniken für Projektmanager

Setzen Sie dem Termin- und Tempowahn ein Ende. Mit unserer Seminarreihe zu Zielvereinbarung, Delegation und Zeitmanagement für Projektmanager. erhalten Sie Führungsinstrumente für eine zeitschonende Organisation. Bauen Sie sich Ihr ganz persönliches Zeitmanagement als Projektmanager auf. Mehr Zeit für das Wesentliche lautet das Ziel dieser Seminarreihe. Mit erfolgreicher und effektiver Kommunikation erlernen Sie Meetings ergebnisorientiert zu moderieren und Konflikte gezielt zu vermeiden.

Mehr Effizienz und Erfolg in Meetings – Schluss mit Zeitverschwendung. Testen Sie unseren 5-Punkte-Plan für eine Veränderung der Meetingkultur zu mehr Motivation und Effizienz bei den Mitarbeitern.

 

Seminar Projektmanagement – Agiles Projektmanagement mit Scrum & Co.

Die Seminare Führung und Kommunikation für ProjektleiterProjektmanagement – Basisseminar und  Professionell moderieren als Projektleiter helfen Ihnen, Ihr Projekt in der Praxis erfolgreich umzusetzen. Darüber hinaus erlernen Sie in der Schulung Konfliktmanagement: Lösungen für den Führungsalltag neue Führungsinstrumente & Strategien für eine erfolgreiche Konfliktlösung. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Zertifizierungskurs Zertifizierung Projektleiter zu absolvieren.

 

Seminar Projektmanagement für Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen und Führungskräfte

Besuchen Sie unser Seminarprogramm zu Fuehrungs-Seminare, Weiterbildung, Inhouse Seminare und Internationale Trainings. Nachfolgend erhalten Sie direkt Informationen zu den Führungs-Seminaren Führungstechniken, Führen mit System, Führen von Hochleistungsteams sowie Führung für Projektleiter.

Unser Angebot für Führungsseminare umfasst Die 8 erfolgreichsten FührungstechnikenFühren mit SystemKonfliktmanagement: Lösungen für den FührungsalltagFühren von Hochleistungsteams,  Ziele setzen – Delegieren – Motivieren und Souverän entscheiden – besser führen.

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